بناء على قرار مجلس فرع نقابة المحامين بدمشق المتخذ بتاريخ 9 / 2 / 2005
والمتضمن تكليف رئيس لجنة المعلوماتية عضو المجلس الأستاذ محمد جهاد اللحام
بتقديم دراسة عن موضوع إعداد مكتب الوكالات فنياً تمهيداً للإقلاع فيه .
فقد قام رئيس لجنة المعلوماتية عضو مجلس فرع نقابة المحامين بدمشق الأستاذ
محمد جهاد اللحام بإعداد الدراسة اللازمة على منظومة الأرشفة واعتماد
الحاسوب في عمل وتوثيق الوكالات ورغبة من مجلس فرع نقابة المحامين بدمشق في
الوصول إلى آلية عمل متكاملة حول اعتماد الحاسوب في عمل وتوثيق الوكالات
فقد تم طرح الآلية المقترحة على جميع الزملاء المحامين في فرع نقابة
المحامين بدمشق على موقع النقابة على شبكة الانترنيت وذلك لسماع آرائهم
وتعليقاتهم ومقترحاتهم حول هذا المشروع آملين أن يبادر جميع الزملاء
المحامين للإدلاء برأيهم ومقترحاتهم ونبين فيما يلي شرحاً مفصلاً عن الآلية
المقترحة والتي تقدم بها رئيس لجنة المعلوماتية عضو مجلس فرع نقابة
المحامين بدمشق الأستاذ محمد جهاد اللحام :
الشرح التفصيلي لأليه العمل :
1- عند حضور المحامي بصحبة موكله يستلم استمارة تحتوي على عدد من الحقول
يتم تعبئة بياناتها بمعرفة المحامي وتحتوي الحقول على الأمور التالية :
الأول : نوع الوكالة : عام خاص صلحي ...
الثاني : يذكر فيها : اسم المحامي وأسماء المحامين الذين يرغب بإدراج
أسمائهم في وكالته .
الثالث : يذكر المحامي اسم الموكل الثلاثي من واقع بطاقته الشخصية ويذكر
الصفة التي يتم التوكيل فيها ومستنده / مثلاً وكالة عامة – خاصة .... /
الرابع : يذكر المحامي التفويضات التي يرغب بإدراجها في الوكالة وهل هذه
التفويضات محصورة باسم المحامي الأول أو بالمحامين المذكورة أسماؤهم
بالوكالة .
2 - تسلم الاستمارة بعد إملاء بياناتها إلى الكوة الشاغرة وهي ثلاثة كوات
قابلة للتوسع .
3 - يقوم الموظف باستخدام النص المطلوب المدخل سابقاً Data من خلال خيارات
الوكالة / عام - خاص – صلح – عزل – اعتزال ...... / التي تظهر على شاشة
الحاسوب فعند اختيار سند التوكيل المحدد :
أولاً : يتم تسجيل الرقم المتسلسل ورقم السجل أتوماتيكيا .
ثانياً : فور إدخال اسم موكل واحد يحتسب الرسم عن شخص واحد أوتوماتيكيا
ثالثاً : فور إدخال اسم موكلين اثنين ( شخصين ) يحتسب الرسم عن شخصين اثنين
أوتوماتيكيا وهكذا حسب عدد الموكلين وصفاتهم التي يوكلون بها وحتى ستة أشخاص
فقط
رابعاً : فور البدء بإدخال أي عملية إدخال بيانات تسجل بيانات التاريخ
باليوم والشهر والسنة بالميلادي والهجري بشكل أوتوماتيكي في الحقل المخصص
لها في أسفل الوكالة .
خامساً : بعد انتهاء الموظف من تعبئة البيانات وفق الخطوات المذكورة أعلاه
يعطي أمر بالطباعة عندها ينتهي إتمام المرحلة الأولى من تنظيم الوكالة ،
ويكرر الموظف هذه العملية ليستلم استمارة أخرى يكرر فيها الخطوات المذكورة
أعلاه .
سادساً : عند إعطاء أمر الطباعة في الخطوة الخامسة المذكورة أعلاه تأخذ
الطباعة الموجودة في كوة المحاسبة أمراً بتخزين المبلغ المستحق وبياته وعند
حضور المحامي يطبع الإيصال المالي وهو يتضمن اســـم كل من المحامي الوكيل و
الموكل ورقمي الوكالة المتسلسل والسجل والمبلغ المطبوع وكونه موزعاً على شقين
الأول الحد الأدنى للوكالة بما فيها حصة المحامي والثاني قيمة الطوابع
المراد إلصاقها على السجل ونسخة وكالة المحامي إضافة إلى قيمة نسختي
الوكالة المطبوعة والملصق على إحداها طابع الإسعاف بحيث ينتهي الإيصال
المالي بمبلغ إجمالي مجموع ومذكور فيه الدفعات وتفصيلاتها .
4 – يقوم الموظف الثاني الموجود على يسار جهاز الحاسوب أي إلى جانب الموظف
الذي أدخل بيانات بطاقة الوكيل الشخصية واستمارة المحامي باستلام نسختي
الوكالة ملصق على إحداهن طابع الإسعاف حيث يدقق الوكالة من واقع البطاقة
الشخصية والمعلومات الموجودة فيها ويقوم بتوقيع الموكل على نسختي الوكالة
بعد استئذان مندوب الوكالات الذي يراقب عمل مكتب تصديق الوكالات ويرجع إليه
في أي إشكال يتعلق بالوكالات .
5 – ينتهي هنا دور الموكل ويستطيع الانصراف وينتقل المحامي إلى كوة
المحاسبة حيث يكون الإيصال المالي مطبوعاً بانتظاره أو يطبع فور حضور
المحامي ويقوم بدفع قيمته ويستلمه بعد ختم الطابع الموجود على إحدى نسخ
الوكالة وتظل النسخة الثانية بيد المحامي .
6 - يذهب المحامي ومعه نسخة الوكالة ذات طابع الإسعاف ثم يقوم بتوقيعها من
المندوب وبذلك تصبح الوكالة جاهزة للاستخدام .
7 – يذهب المحامي إلى كوة الطوابع ويستلم طوابع المرافعة وتؤشر الوكالة بما
يفيد حصول المحامي على طوابع المرافعة .
8 – المسح الضوئي : ويعمل به على خطين متوازيين :
أولاً : مسح نسخ وكالات مكتب تصديق الوكالات المنظمة في يوم العمل الحالي :
1 - عدد الوكالات المنظمة يومياً 200 وكالة تقريباً من أنواع مختلفة عامة
خاصة صلحية .
2 – عدد كتب العزل والاعتزال المختلفة المنظمة يومياً 25 كتاب تقريباً .
ثانياً : مسح نسخ وكالات مكتب تصديق الوكالات عن الأعوام العشر السابقة :
إذا اعتبرنا أن معدل الوكالات المنظمة يومياً 200 تقريباً أي في 260 يوم
عمل أي : 200 وكالة × 260 يوم = 52000 وكالة بالسنة الواحدة
52000 وكالة بالسنة × 10 سنوات = 520000 وكالة في 10 سنوات .
ملاحظة : يحتاج العمل إلى إدخال جديد لبيانات الوكالات القديمة data ليصار
إلى ربطها مع النسخة المسحوبة على ( الماسح الضوئي ) للحصول على تقارير
وجداول واستعلامات عن الوكالة ومعلوماتها _ اسم الموكل – اسم الوكيل –
التاريخ _ ...... إلخ .
9 – الحصول على نسخة مصدقة ثانية عن الوكالة :
يؤمن مكتب تصديق الوكالات الحصول على نسخ ثانية عن الوكالات الحديثة
والقديمة والحصول على تقارير وجداول وإحصائيات واستعلامات من خلال ربطها مع
الوكالات المسحوبة ضوئياً على ( الماسح الضوئي ) بحيث يحقق سرعة إنجاز
المعاملات وتسهيلها ودقة العمل ويجب أن يتميز النظام بإمكانية البحث التي تتيح
البحث عن أي وكالة بسرعة فائقة سواءاً كان البحث باسم الموكل أو التاريخ أو
اسم الموكل وإصدار تقرير بالوكالات خلال مدة معينة بالتالي حساب حصص
التعاون والإسعاف واستنباط بيانات خزانة التقاعد ومخصصات صناديق الفرع بشكل
شهري أو يومي أو سنوي .
كذلك يجب تميز البرنامج بإمكانيات حماية للبيانات مما يوفر حماية لها من
التطفل أو العبث أو الإطلاع على الوكالات بحيث لا يمكن التعديل بوكالة بعد
طباعتها واعتمادها أصولا.
10 – لا بد أن يكون النظام المطلوب مزوداً بصلاحيات متدرجة تمكن أشخاصاً معينين
وحسب الصلاحية المعطاة لهم من تعديل الوكالة لخطأ وقع فيها أو تصحيح
أو تعديل فيها بعد طباعتها وقبل سحبها على ( الماسح الضوئي ) أو بعد
طباعتها وسحبها على الماسح الضوئي وبهذه الحالة لا بد من إعادة سحبها
مجدداً بعد التعديل والتصحيح دون أن يتأثر العمل .
11 – ترحيل البيانات المحاسبية :
يمكن للنظام وعبر جهاز المودم ترحيل البيانات المحاسبية بنهاية يوم العمل
إلى مقر مجلس فرع نقابة المحامين بدمشق دائرة المحاسبة ، بحيث يمكن الحصول
على تقارير عن الوكالات جميعها وكتب العزل جميعها أيضاً والحصول على جداول
واستعلامات بخيارات متعددة
* نص قرار تكليف رئيس لجنة المعلوماتية عضو المجلس الأستاذ محمد جهاد اللحام ( PDF. )
الرجاء بيان الرأي و الملاحظات المراسلة على :